سیستم مدیریت یکپارچه IMS

سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) به ادغام چندین استاندارد مختلف در یک سیستم مشترک اشاره دارد که الزامات هر یک از استانداردها را برآورده می کند. این به سازمان اجازه می دهد تا به عنوان یک واحد با اهداف مشخص کار کند.

یک سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) تمام جنبه های سیستم ها، فرآیندها و استانداردهای یک سازمان را در یک سیستم هوشمند ترکیب می کند. این ادغام به یک کسب و کار اجازه می دهد تا با پرداختن به تمام عناصر سیستم مدیریت به عنوان یک کل، مدیریت خود را ساده کند، در زمان صرفه جویی کند و کارایی را افزایش دهد.

امروزه بسیار متداول شده که IMS را صرفا تلفیق استانداردهای ایزو 9001، 14001 و 45001 می دانند. این نکته شایان ذکر است که سیستم مدیریت یکپارچه فراتر از این سه استاندارد می باشد.

هنگامی که سازمانی مبادرت به پیاده سازی چندین استاندارد ایزو مینماید، پیشروی نامناسب و برخی از همپوشانی های استانداردها با یکدیگر باعث ایجاد دردسر در سازمان می شود. این دردسرها از زیاد شدن حجم کارها و انجام ممیزی های مختلف گرفته تا ایجاد هزینه های مختلف و هدر رفتن زمان کارکنان و مدیریت سازمان، می تواند بهره وری این استانداردها را کاهش دهد.

بنابراین شرکت های صدور گواهینامه برای تسهیل این فرایند، سیستمی را با عنوان PASS99 ایجاد نمودند که به سازمان ها کمک کند تا استانداردهای مختلف را با یکدیگر تلفیق نمایند.

عملاً استاندارد IMS هم در زمره pass99 است که سازمان ها برای یکپارچه سازی استانداردهای شان از آن استفاده می کنند.

اما با توجه به اینکه سازمان ها اغلب اقدام به اخذ سه استاندارد پر کاربرد 9001، 14001 و 45001 می نمودند، سیستم یکپارچه نیز با این سه استاندارد شناخته شده است اما این تلفیق می تواند تلفیق دو استاندارد 9001 و 22000 باشد و یا تلفیق استانداردهای سری 1000 مانند 10002 و 10004باشد.

سیستم مدیریت یکپارچه  اگر به درستی اجرا شود می تواند برای سازمان  بسیار ارزشمند باشد. برخی از مزایای IMS عبارتند از:

• ثبات و برآوردن تمام الزامات استانداردها با یک مجموعه از سیاست ها و رویه ها.

یکپارچه سازی سیستم های پیچیدگی را از بین می برد. با سیستمهای همسو و فرآیندهای مشترک، میتوانید رویه های خود را منطقی تر و منسجم تر کنید. کنترل مستندات آسان تر می شود و با تلفیق مستندات می توان حجم کمتری از مستندات را در اختیار داشت. آموزش ها را می توان یکپارچه کرد و …

• افزایش کارایی و اثربخشی.

رویه های ساده و بهبود مستمر منجر به افزایش کیفیت، سلامت و ایمنی می گردد؛ که این عوامل منجر به افزایش  بهره وری سازمان و پیشرفت کسب و کار شما می گردد.

• کاهش هزینه های مرتبط با ممیزی

مدیریت یکپارچه با وظایف و فرآیندهای مشترک به این معنی است که هزینه ها و زمان مورد نیاز برای پیاده سازی و نگهداری سیستم شما می تواند کاهش یابد. با انجام تنها یک ممیزی و یک بررسی مدیریتی، می توانید در زمان و هزینه صرفه جویی کنید و کارکنان ارشد می توانند به کارهای ضروری دیگر بپردازند.

• تعهد به بهبود مستمر برای کل سازمان
• ارائه تصویر یکنواخت و واضح از کل سازمان
• دوباره کاری، بوروکراسی را کاهش می دهد و منابع را به حداکثر می رساند.

دوباره کاری ها را کاهش می دهد، به عنوان مثال نیازی نیست چندین خط مشی یا چندین نظامنامه نوشته شود.

• زمان در دسترس مدیریت را برای اجرای اقدامات پیشگیرانه افزایش می دهد.

ممیزی های داخلی و جلسات مدیریتی بصورت متمرکز برگزار می شود و وقت مدیران سازمان کمتر تلف می شود.

ممیزی های چندگانه حذف می شود و نیازی نیست سازمان برای هر کدام از استانداردها ممیزی مجدد شود.

• ارتباطات داخلی و خارجی را بهبود می بخشد.

هنگام ادغام چندین استاندارد در یک سیستم، سازمان باید موارد خاصی را در نظر بگیرد:

*استانداردهایی برای ادغام در IMS انتخاب شوند که قابلیت یکپارچه سازی را داشته باشند؛ بنابراین هنگام انتخاب استانداردها برای پیاده سازی IMS به دنبال اشتراکات بین استانداردهای مختلف سیستم مدیریت باشید به طور مثال رویکرد Plan-Do-Check-Act برای مدیریت و کنترل فرآیندها.

* هر اقدامی که انجام می شود باید با هدف اساسی سیستم سازگار باشد، برای مثال آیا به دستیابی به طرح تجاری کمک می کند و آیا با اندازه و پیچیدگی سازمان مطابقت دارد؟ قبل از ایجاد رویه های مستند گسترده می بایست همخوانی با فرهنگ و رویه های سازمانی را در نظر گرفت.

*پیاده سازی IMS می تواند تأثیر قابل توجهی بر نحوه عملکرد و مدیریت فرآیندهای تجاری سازمان داشته باشد.

هر سه این ISO دارای ساختار Annex SL هستند، به این معنی که ساختار مشترکی از 10 بند دارند.

در نتیجه، آنها می توانند در ترکیب یک سیستم یکپارچه، بسیار خوب عمل می کنند. این بدان معنی است که تغییرات و بهبودهایی در شیوه های کسب و کار شما می تواند در سراسر سازمان شما با مقدار تلاش و کار کمتر ایجاد شود.

تنها با یک سیستم برای نظارت، یک مدیر انحصاری می تواند کنترل را در دست بگیرد تا اطمینان حاصل شود که تمرکز بر تعالی باقی می ماند.

فدراسیون بین المللی ایزو در تدوین سیستم های مدیریتی ایزو همگی از یک ساختار مشترک با بندهای مشترک پیروی میکنند و عموما در سازمان هایی که چندین استاندارد همزمان استقرار می یابد، معمولا ISO 9001 به عنوان فصل مشترک بین استاندارها انتخاب می شود . در خصوص سیستم مدیریت یکپارچه یا همان IMS این سیستم متشکل از سه استاندارد ISO 9001، ISO 14001و ISO 45001 میباشد .

IMS *در اصل یک گواهینامه None-Accredit می باشد ، این گواهینامه نشان دهنده این است که سازمان هر سه گواهینامه 9001و14001و 45001 را به درستی در مجموعه خود استقرار داده ، سیستم مدیریت کیفیت ایزو 9001 را به عنوان فصل مشترک تعریف کرده ، بندهای عمومی استاندارد 9001 الزامات ISO14001 ,  ISO45001 را شامل میشود.

بندهای زیر بین سه استاندارد ذکر شده مشترک می باشد :

خط مشی

بافت سازمانی

نقش ها ، مسئولیت ها و اختیارات سازمانی

اقدامات برای در نظر گرفتن ریسک ها و فرصت ها

اهداف کیفیت و طرح ریزی جهت دستیابی

طرح ریزی تغییرات

نیروی انسانی

منابع پایش و اندازه گیری

دانش سازمانی

شایستگی

آگاهی

اطلاع رسانی

ایجاد و به روز آوری

کنترل اطلاعات مدون

تحلیل و ارزیابی ، پایش و اندازه گیری

ممیزی داخلی

بازنگری مدیریت

عدم انطباق و اقدام اصلاحی

بهبود مستمر

آیا داشتن گواهینامه IMS کافی است تا دیگر سازمانی نخواهد گواهینامه های جداگانه دریافت کند ؟

سازمان های برای دریافت گواهینامه IMS می بایست هر سه استاندارد مورد نیاز را بصورت کامل استقرار دهند ، تمامی بندهای هر 3 استاندارد در ممیزی شخص سوم بررسی می شود .

*یکی از ارزش های گواهینامه های ایزو به اعتبار یا Accreditation می باشد .

* گواهینامه IMS تنها یکپارچگی استقرار سیستم های مدیریت را تایید می نماید و به هیچ وجه جایگزین سایر گواهینامه ها نیست .

الف) ISO 9001 و ISO 14001

این IMS سیستم مدیریت کیفیت را با سیستم مدیریت محیطی ترکیب می کند. علاوه بر تمرکز قوی بر مشتری و اجرای شیوه های تجاری موثر برای ثبات و کیفیت، نقش رهبران و نیاز به نظارت و ارزیابی مورد نیاز هر دو است.

ب) ISO 9001 و ISO 45001*

این IMS سیستم مدیریت کیفیت را با سیستم مدیریت بهداشت و ایمنی شغلی ادغام می کند. برای دستیابی به هر دو باید نشان دهید که چگونه قصد بهبود، اجرای عملیات برای اندازه گیری و بهبود سیستم مدیریت خود را دارید، و هم اقدامات تجاری خود را نظارت و ارزیابی کنید.

ج) ISO 9001، ISO 14001 و ISO 45001*

برای یک سیستم کاملاً کارآمد که تمام نیازهای اصلی مدیریت ISO شما را برآورده می کند، می توانید سیستم مدیریت کیفیت، سیستم مدیریت محیطی و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی را ترکیب کنید.

همه این ترکیب ها به دلیل ساختار مشترک Annex SL با هم کار می کنند، به این معنی که شباهت های زیادی دارند که می تواند مدیریت آنها را ساده تر کند. زبان ساده همچنین اجرای آنها را آسان تر می کند و تضمین می کند که اعضای تیم شما می دانند چه کاری باید انجام دهند.

این به شما فضای بیشتری برای تمرکز بر روی بهبود مستمر در طیف وسیعی از مناطق حیاتی بدون اتلاف وقت و منابع غیر ضروری می دهد.

سیستم مدیریت یکپارچه که از مجموعه ای از فرآیندها و رویه های از پیش تعریف شده ساخته شده است، با هدف هدایت کسب ‌و کارها به سمت شیوه های تجاری انعطاف ‌پذیر تر، از جمله در زمینه های کیفیت، تأثیرات زیست محیطی و بهداشت و ایمنی شغلی است.

در حالی که نگهداری چندین ISO به صورت مجزا کاملاً امکان پذیر است،  ترکیب آنها می تواند ناکارآمدی را کاهش دهد و هدر رفتن زمان و منابع گرانبها را کاهش دهد و این به معنای کار کمتر برای شماست.

پیشنهاد ویژه ما به شرکت های مهندسی پزشکی، سیستم مدیریت یکپارچه به صورت زیر می باشد.

د)  13485 ISO 9001 , ISO

استاندارد ایزو 13485 ، سیستم مدیریت کیفیت تجهیزات پزشکی می باشد.

شرکت های مهندسی پزشکی در ایران برای فعالیت می بایست ایزو 13485 را اخذ نمایند تا بتوانند در این زمینه فعالیت نمایند.

پیشنهاد ویژه ایزو کانسالت سنتر به شرکت های مهندسی پزشکی، استفاده از مزایای سیستم مدیریت یکپارچه می باشد. بدین صورت با کاهش دوباره کاری و هم چنین کاهش هزینه ها به اهداف سازمانی دست می یابید.

ه) ISO 13485, ISO 9001 , ISO 14001 و ISO 45001

این سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) تمام اجزای مرتبط سیستم های مدیریتی مختلف را در یک واحد منسجم ترکیب می کند. با این ترکیب سیستم مدیریت یکپارچه، سازمان شما می‌تواند هوشمندانه‌ تر کار کند تا خواسته‌های سهامداران متعددی مانند کارمندان، سرمایه‌گذاران و مصرف‌کنندگا و هم چنین الزامات قانونی  را برآورده سازد.